На первый взгляд складирование в модной индустрии играет куда меньшую роль, чем, например, в пищевой промышленности. Однако это не так, складирование – одно из важнейших звеньев цепочки поставок в любой отрасли. Ведь именно правильное складское хранение и грамотная сортировка товаров обеспечивают конечные потребности покупателя: вряд ли кто-то захочет приобрести вещь из мятой, отсыревшей и покрывшейся плесенью ткани.

Как поддерживать ассортимент в надлежащем состоянии и всегда иметь в наличии все размеры и цвета той или иной модели? Как обеспечить такое количество товара в магазине, чтобы покупатель не мог окинуть его одним мимолетным взглядом? Как оперативно отслеживать наличие той или иной модели на складе? Как не запутаться в разнообразии многочисленных моделей? Как провести инвентаризацию без дополнительных эмоциональных затрат? С этими и многими другими вопросами мы обратились к экспертам fashion-индустрии, принявшими участие в обсуждении такой немаловажной для модного рынка темы, как работа склада.

Бытует мнение, что организация складской работы – это чистая технология. Так ли это и какое значение в функционировании магазина играет четко организованная работа склада?

По словам Владимира Гончаренко, управляющего директора компании F5, важную роль в управлении магазином играет контроль ассортимента – обновления, догрузки со свободного склада, поставки из точек производства. Именно поэтому организация работы склада – один из ключевых моментов построения розничного бизнеса.

«Четко работающий склад – одна из важных составляющих клиентского сервиса», – уверена Екатерина Елисеева, директор по развитию шоу-рума Solnce. На ее взгляд, организовать работу склада – значит наладить и автоматизировать все рабочие процессы на нем. Важные факторы организации работы склада – это технологии, позволяющие ускорить процессы отгрузки, при этом избежать ошибок как за счет ручного труда, так и  за счет сбоев в системе управления складом.

«В конечном счете выигрывает тот, у кого хорошо налажены бизнес-процессы, связанные со складом и логистикой», – добавляет Владимир Гончаренко.

«Работа склада – это чистая технология, которую вполне можно освоить», – утверждает Татьяна Филиппова, генеральный директор компании Filigree. По ее словам, основа такой технологии – порядок и продуманность, когда товар на складе разложен по своим местам, все подписано и удобно рассортировано для нужд торгового процесса.

В том случае, если появляются серьезные объемы и обороты, а также возникает необходимость в большом складском запасе, понадобится дополнительная складская программа – система, позволяющая эффективно осуществлять размещение и поиск нужного товара. Однако основная зона развития, судя по опыту Татьяны Филипповой, как раз не в наличии или отсутствии технологий, а в том, чтобы приучить сотрудников действовать по этим технологиям. Все специалисты IT, например, знают, что, когда в организации вводится какой-то новый программный продукт, 20% времени закладывается на его установку, 20% – на обучение людей работе с ним и еще 60% – на процесс внедрения данного продукта в рутинную трудовую деятельность. Есть такие моменты, как сопротивление изменениям, личные амбиции отдельных сотрудников, качество оперативного управления, которые на самом деле и определяют возможности развития компании, в том числе и совершенствование складской работы.

Одни из важнейших вопросов складского хранения товаров, причем любых категорий, –это определение способа и места их хранения, а также системы упаковки. Где и каким способом хранить продукт? Как он должен быть упакован? Существуют ли оптимальные схемы решения этих вопросов?

Надо отметить, что в значительной степени определение места хранения зависит от того, какая система используется на данном складе: постоянного или случайного месторасположения товара. Например, система постоянного месторасположения предполагает, что  для хранения каждой группы товаров предусмотрено свое постоянное и известное место, тогда как система случайного месторасположения определяет место хранения товара произвольно.

«Сегмент одежды в контексте управления ассортиментом и складом очень специфичен, – объясняет Владимир Гончаренко. – Склады структурированы в цветоразмерной матрице, ведется систематизация по артикулам».

Говоря другими словами, в одежном сегменте действует правило: необходимо хранить товар данного цвета, данного размера и данного артикула отдельно. Одежда не отгружается и не хранится паллетами из-за цветоразмерной матрицы, что формирует свои особенности в работе склада – применяется много ручного труда, отсутствует возможность механизированных отгрузок. Лишнее свидетельство тому: упаковка должна содержать полную информацию о товаре (изделии) в цветоразмерной матрице, поскольку маркировка упаковки становится критичной при приемке, отгрузке и инвентаризации товара – это, безусловно, по большей части ручной труд.

«Сам процесс отгрузки товара со склада предусматривает не только расфасовку товара по коробкам, но и тщательную упаковку товара и герметизацию упаковки», – говорит Екатерина Елисеева. По словам эксперта, однозначно правильным решением может стать производство уникального фирменного скотча. Тогда клиент всегда может проверить, осуществлялось ли вскрытие коробки на пути следования груза.

Татьяна Филиппова подтверждает слова коллег: «Существуют единые требования для всех так называемых «неторговых операций с товаром» – безопасность товара и персонала и минимизация расходов, включая затраты времени, сил, материалов. Эти две задачи часто вступают в некоторое противоречие. То есть чем безопаснее во всех отношениях работа с товаром, тем больших ресурсов она требует».

Для нахождения разумного компромисса компании идут следующим путем: продумывают и прописывают стандарты  приемки, резервации, хранения, перемещения, ремонта товара, учитывая специфику своего товара и свои возможности. Главное – один раз хорошо все продумать. Здесь опять работает принцип известного нам McDonald’s. Польза от таких стандартов очень большая – не надо объяснять каждому сотруднику одно и то же много раз, кроме того повышается скорость и качество каждой операции.

Не секрет, что неправильная организация работы склада отражается на всей цепочке продаж и успехе торгового предприятия. Откуда взялась подобная взаимосвязь между всеми звеньями данного процесса?

«Одежда – сезонный товар, и от логистики и управления складом зависит скорость попадания товара к потребителю, – объясняет Владимир Гончаренко. – Есть риск, что товар не будет продан в нужный момент и из-за ошибок в организации работы склада

он может попасть на прилавок сразу в сток, то есть по прошествии сезона или ближе к его завершению. Таким образом, управление складом – одно из ключевых звеньев в цепочке продаж».

Екатерина Елисеева говорит о неправильной организации работы на примере системы «свободный склад»: «Здесь задержки могут повлечь за собой снижение эффективности продаж. Например, если по причине задержки отгрузки со склада товар пришел не перед выходными днями, то смело можно сказать, что два наиболее благоприятных для торговли дня упущены».

В то же время существует ряд критических моментов в работе склада. Перечень невелик, и, возможно, благодаря этому профессионалам fashion-индустрии будет проще разработать план действий, предотвращающих неприятные ситуации, и быстро среагировать в подобных случаях.

По мнению Владимира Гончаренко, в первую очередь критическими для складких процессов могут стать такие недочеты, как неоптимальный товарный запас (в том числе для работы свободного склада), а также нарушение хранения товара не в цветоразмерной матрице.

«Критическим может оказаться каждый просчет, – отмечает Екатерина Елисеева, – как пустой склад в случае высокого спроса на товар и как следствие – недополучение выручки, так и переполненный склад, который может вести к остаткам или к человеческим ошибкам в распределении отгрузок». Эксперт добавляет, что в любом случае на складе должен вестись четкий учет. Недопустим бардак или неструктурированное хранение вещей. Немаловажно проводить регулярные инвентаризации и автоматизировать систему учета товара на складе: использовать сканеры и штрих-коды товара.

Также эксперты говорят о наиболее оптимальных технологиях при ведении складского учета. Во многих компаниях уже используются ноу-хау, способствующие более совершенному процессу предпродажной подготовки.

Своевременность и качество информации заведомо облегчают процесс складирования. Надо учитывать и тот факт, что все звенья поставок опираются на информационно-коммуникационные технологии на складе. Данные технологии позволяют анализировать и оценивать информацию и оперативно передавать ее из одного пункта в другой. Подобный обмен информационными потоками происходит не только внутри компаний, но и между внешними поставщиками и покупателями. В результате все потоки реальных товаров, а также людские и сырьевые потоки инициируются и совмещаются при помощи информационно-коммуникационных технологий. Весь процесс работы склада и цепочки поставок поддерживается в первую очередь благодаря обмену и поставке информации.

Многие методы управления цепочкой поставок основываются на электронном сборе и управлении данными. Электронные средства связи делают возможным автоматическое принятие решений, моделирование предложенных изменений, автоматическое управление отслеживания и автоматическое формирование мониторинга производительности и управления. Все это в целом означает возможность более быстрого и усовершенствованного принятия решений.

«Критический момент в работе склада – это когда никто не знает точного ответа на вопрос, почему именно этот товар и именно в этом количестве находится сейчас на складе, – делится опытом Татьяна Филиппова. – Все перечисленные проблемы вытекают из отсутствия планирования ассортимента и логистики. Всегда бывают непредвиденные обстоятельства, розница очень динамична. Но постоянные проблемы с размерами, отсутствие наиболее продаваемых артикулов в разгар торгового процесса или, наоборот, затоваривание – это просто индикатор неграмотного планирования ассортимента и некачественного управления продажами. Метод реагирования простой – обучить менеджера, логиста и байера работать по технологиям».

Информация необходима на каждом уровне и этапе цепочки поставок. И прогресс в развитии операционных систем во многом облегчает и удешевляет получение информации. Как правило, использование подобных технологий значительным образом снижает издержки, что означает, в свою очередь, что при грамотном их использовании можно значительно увеличить прибыль.

В свою очередь, Владимир Гончаренко считает, что для инвентаризации склада целесообразно периодически привлекать сторонние компании, – это позволит замкнуть учет (имеется в виду учет работы склада как часть общей отчетности). Что касается программного управления складом, в случае компании F5 пока хватает возможностей программы 1С и собственных специалистов.

Эксперты напоминают: важно понимать связи и взаимодействия различных видов деятельности склада. Нет смысла пытаться решить путем автоматизации любой существующий на данный момент недочет. Тем не менее подобные попытки встречаются достаточно часто. Результатом их становится еще большая неразбериха, в которой незадачливые кладовщики, как правило, обвиняют систему. Однако система делает лишь то, что ей сказано. Должно быть очевидным, что программное обеспечение системы управления складом не имеет возможности по умолчанию предоставлять оптимальное решение той или иной проблемы.

На фоне всех этих проблем сам собой напрашивается вопрос – возможно ли полностью оптимизировать работу склада так, чтобы заранее и полностью избежать всех возможных непредвиденных ситуаций.

«Ни один из способов нельзя назвать более или менее правильным, – уверена Екатерина Елисеева. – Компания выбирает организацию устройства склада исходя из финансовых и человеческих ресурсов. Но в любом случае внутри компании всегда будет ответственное лицо, налаживающее систему работы склада и осуществляющее контроль за ним».

«Оптимизация работы склада начинается с двух действий, – говорит Татьяна Филиппова. – Первое – анализ торговых отчетов – чтобы увидеть развернутую картину, «чем и как торгуем», и сравнить ее с тем, «чем и как должны торговать». Выявляются расхождения, а затем решения ищутся, в том числе и в складской работе. Второе – структурированное наблюдение рутинной деятельности магазина. Часто оно сопровождается хронометражем – буквально с секундомером засекается время поиска нужного товара или прием n-количества товара, а затем его частичное размещение на складе и вынос нужных размеров в торговый зал. Наблюдение и хронометраж позволяют оценить, «как мы делаем сейчас» и сколько на это уходит сил и времени и «как можно сделать лучше, быстрее, легче».

Надо отметить, что с тех же шагов, о которых говорит эксперт, как правило, начинается и поиск необходимого программного обеспечения. Любой грамотный консультант из IT-компании в первую очередь задаст вам вопрос: «Что именно вы хотите оптимизировать с помощью программы?»

Вопросов по оптимизации складских процессов немало, однако эксперты уверены: на первом месте в данном секторе всегда должны быть порядок и внимательность. Только в этом случае товары будут правильно рассортированы по полкам, а среди, например, пальто никогда случайно не обнаружится недосчитанная пара брюк.

Людмила Колмановская